7 نکته ای که قبل از انتخاب پرینتر اداری باید بدانید

انتخاب پرینتر برای محیط اداری فقط به مقایسه قیمت چند مدل محدود نمی شود. دستگاهی که برای یک دفتر کوچک مناسب است، ممکن است در یک مجموعه پر رفت و آمد پاسخگو نباشد. از طرف دیگر، خرید مدلی با امکاناتی که استفاده نمی شوند، هزینه اولیه و نگهداری را بالا می برد. برای انتخاب درست باید حجم چاپ، نوع اسناد، هزینه مواد مصرفی، سرعت، شیوه اتصال و فضای نصب را همزمان بررسی کرد. در ادامه هفت نکته کاربردی را می خوانید که کمک می کنند انتخاب شما با نیاز واقعی محل کار هماهنگ باشد.

1. حجم چاپ ماهانه را مشخص کنید

اولین سوال این نیست که کدام مدل ارزان تر است؛ باید بدانید دفتر شما در یک ماه تقریبا چند برگ چاپ می کند. اگر استفاده محدود به فاکتور، نامه و فرم های روزانه است، یک مدل جمع و جور تک کاره کافی است. اما در مجموعه هایی که چند کاربر به صورت مداوم سند چاپ می کنند، سرعت بیشتر، سینی بزرگ تر و توان کاری بالاتر اهمیت دارد. در خرید پرینتر به ظرفیت کاری دستگاه توجه کنید تا فشار کاری بالا باعث استهلاک زودهنگام آن نشود.

برای نمونه، Canon LBP6030B یک پرینتر لیزری تک رنگ و تک کاره است که سرعت چاپ آن 18 صفحه در دقیقه، ظرفیت سینی آن 150 برگ و توان کاری ماهانه آن تا 5000 صفحه اعلام شده است. چنین مشخصاتی آن را بیشتر برای دفترهای کوچک و کاربری سبک تا متوسط مناسب می کند.

2. تک کاره یا چندکاره بودن را بر اساس نیاز انتخاب کنید

همه اداره ها به اسکن و کپی نیاز ندارند. اگر فقط فایل های دیجیتال چاپ می شوند، پرداخت هزینه بیشتر برای دستگاه چندکاره ضرورتی ندارد. در مقابل، واحدهای حسابداری، منابع انسانی یا بایگانی معمولا با اسناد کاغذی سروکار دارند و اسکن و کپی برای آنها کاربرد روزانه دارد.

پس قبل از خرید پرینتر فهرست کارهایی را که واقعا با دستگاه انجام می دهید بنویسید. Canon LBP6030B فقط برای پرینت طراحی شده است، در حالی که Canon IMAGEClass MF3010 یک مدل چندکاره لیزری است. اگر اسکن و کپی بخشی ثابت از کار شماست، مدل چندکاره منطقی تر است؛ اما برای چاپ ساده سیاه و سفید، مدل تک کاره معمولا اقتصادی تر خواهد بود.

3. مشخص کنید چاپ رنگی واقعا ضروری است یا نه

در بسیاری از دفترها، خروجی ها شامل قرارداد، گزارش، فاکتور، نامه اداری و فرم های داخلی هستند؛ اسنادی که چاپ سیاه و سفید برای آنها کافی است. در این شرایط پرینتر لیزری تک رنگ معمولا سرعت مناسب و نگهداری ساده تری دارد.

اگر شرکت شما در زمینه طراحی، تبلیغات یا ارائه گزارش های نموداری فعالیت می کند، چاپ رنگی می تواند ارزش واقعی ایجاد کند. هنگام خرید پرینتر به جای انتخاب بر اساس تعداد قابلیت ها، نوع خروجی مورد نیاز را ملاک قرار دهید. مدل LBP6030B برای چاپ A4 سیاه و سفید ساخته شده و رزولوشن 600 در 600 dpi دارد؛ بنابراین برای متن و اسناد اداری گزینه ای مناسب است.

4. هزینه کارتریج را جدی بگیرید

قیمت خود دستگاه فقط بخشی از هزینه ای است که در طول زمان پرداخت می کنید. کارتریج، تونر و قطعات مصرفی ممکن است در چند سال اختلاف زیادی در هزینه واقعی دو مدل ایجاد کنند. پس پیش از تصمیم نهایی، قیمت و دسترسی مواد مصرفی را بررسی کنید و ببینید هر کارتریج تقریبا چند صفحه چاپ می کند.

در خرید پرینتر بهتر است هزینه هر صفحه را به صورت تقریبی محاسبه کنید. Canon LBP6030B از کارتریج 725 استفاده می کند و کارکرد اعلام شده برای کارتریج مشکی آن تا 1600 صفحه است. اگر حجم چاپ ماهانه شما زیاد باشد، ممکن است مدلی با کارتریج پربازده تر در بلند مدت انتخاب بهتری باشد، حتی اگر قیمت اولیه بالاتری داشته باشد.

5. نوع اتصال را با تعداد کاربران هماهنگ کنید

در یک اتاق کوچک که فقط یک سیستم از پرینتر استفاده می کند، اتصال USB کافی است. اما وقتی چند کارمند باید از سیستم های مختلف چاپ بگیرند، وجود شبکه کابلی، وای فای یا قابلیت چاپ مستقیم از موبایل روند کار را ساده تر می کند.

بنابراین در خرید پرینتر فقط به سرعت و کیفیت چاپ نگاه نکنید. LBP6030B به USB 2.0 مجهز است و برای اتصال مستقیم به یک سیستم گزینه ساده ای محسوب می شود. اگر چند کاربر فعال دارید و همه باید بدون واسطه چاپ کنند، بهتر است از ابتدا مدلی را انتخاب کنید که اتصال شبکه یا بی سیم داشته باشد.

6. مدیریت کاغذ را دست کم نگیرید

ظرفیت سینی، چاپ دو رو و در مدل های چندکاره وجود ADF روی تجربه روزانه اثر دارند. سینی کوچک یعنی نیاز بیشتر به اضافه کردن کاغذ و نبود چاپ دو رو خودکار نیز در دفترهایی که گزارش های طولانی چاپ می کنند، مصرف کاغذ و زمان را افزایش می دهد.

پیش از خرید پرینتر چند کار پرتکرار دفتر را در نظر بگیرید. اگر بیشتر اسناد یک یا دو صفحه ای هستند، نبود چاپ دو رو خودکار مشکل بزرگی نیست. اما برای گزارش های چند صفحه ای این قابلیت مهم می شود. LBP6030B سینی 150 برگی دارد، ولی چاپ دو رو خودکار و تغذیه خودکار اسناد در آن وجود ندارد؛ پس برای چاپ معمولی و ساده مناسب تر است.

7. ابعاد و شرایط استفاده پس از خرید را بررسی کنید

پرینتر باید در فضایی قرار بگیرد که دسترسی به سینی کاغذ، خروجی چاپ و درگاه های آن راحت باشد. اگر میز کار کوچک است، ابعاد و وزن دستگاه اهمیت پیدا می کند. همچنین بهتر است اطراف آن فضای کافی برای تعویض کارتریج و سرویس وجود داشته باشد.

برای خرید پرینتر علاوه بر مشخصات فنی، شرایط واقعی استفاده را هم در نظر بگیرید. Canon LBP6030B با ابعاد تقریبی 199 در 249 در 364 میلی متر و وزن حدود 5 کیلوگرم، مدلی جمع و جور است. این ویژگی برای دفترهای کوچک مزیت محسوب می شود، اما انتخاب نهایی باید با حجم چاپ و امکانات مورد نیاز شما هماهنگ باشد.

جمع بندی

انتخاب پرینتر اداری زمانی نتیجه خوبی دارد که علاوه بر مشخصات دستگاه، نوع کاربری، حجم چاپ، هزینه مواد مصرفی و امکانات مورد نیاز مجموعه نیز در نظر گرفته شود. پس از مشخص شدن این موارد، انتخاب فروشگاهی معتبر برای تهیه دستگاه اهمیت زیادی دارد. پلازا دیجیتال با ارائه مدل های متنوع پرینتر از برندهای شناخته شده، امکان مقایسه مشخصات و قیمت محصولات را برای کاربران فراهم کرده است. از جمله خدمات این مجموعه می توان به مشاوره تخصصی برای انتخاب محصول، امکان خرید اقساطی، ضمانت اصالت کالا، ارائه محصولات با گارانتی، مهلت تست و تعویض و روش های مختلف ارسال سفارش اشاره کرد. بنابراین اگر پس از بررسی نیازهای محیط کاری خود به دنبال یک مجموعه تخصصی برای تهیه پرینتر و دریافت خدمات مرتبط با خرید هستید، پلازا دیجیتال می تواند یکی از گزینه های قابل بررسی باشد.